Quais as principais ferramentas que podem auxiliar os síndicos?

Viver em comunidade é, sem dúvidas, um de­safio constante e, a falta de comunicação é um dos principais problemas quando o as­sunto é “gestão condominial”. Como alertar aos moradores a mudança de horário de uma assembleia? Ou à nova regra de uso de áreas comuns? Em uma era onde smartpho­nes se tornaram os grandes aliados na rotina de pessoas do mundo inteiro, os síndicos precisam utilizar ferramentas digitais para se comunicar com condôminos. 



Grupos no WhatsApp, E-mail, Site, App, Re­­des Sociais e os tradicionais avisos de elevador e mural, ganharam destaque neste período da pan­­demia. Além disso, eventos precisaram ser formatados, inclusive para realizar a as­sembleia virtual. 

Carla Brayner, editora chefe da Revista Cadê o Síndico e especialista em comunicação corporativa, explica que os meios de comunicação digital são essenciais para manter um relacionamento com os moradores e funcionários. “Cada família tem sua rotina, e muitas vezes, nem sabem o que está acontecendo no condomínio. Mas, com certeza, algum membro da família está com um celular na mão co­nectado nas redes sociais, recebendo notificação de e-mail ou participando do grupo do condomínio. Só aí, são três o­portunidades para mostrar o que está acontecendo no con­domínio, seja com uma foto, um vídeo, ou um simples texto”, alertou Carla. 
 

“RECEBEMOS AVISOS DIÁRIOS POR E-MAIL SOBRE

TUDO QUE ACONTECE NO CONDOMÍNIO , E CONSEGUIMOS

AGENDAR OS DIAS E HORÁRIOS DISPONÍVEIS PARA UTILIZAR

OS ITENS DA ÁREA COMUM”

Ana Maria Regis
Moradora do Atmos no Greenville

Além de manter uma rotina diária de avisos sobre tudo que está acontecendo, o síndico deve se relacionar com os moradores. “Manter uma escuta ativa, mostrar que está dis­posto para ouvir as necessidades, reclamações e tirar dúvidas. Sabe aquela história de o interfone toda hora toca com algum morador reclamando, você pode evitar isso estabelecendo a forma que o morador pode falar com você: livro de reclamações na portaria, agendar horário semanal de encontros (virtual), disponibilizar contato do whatsapp, instalar aplicativo com área disponível para envio de dú­vidas e sugestões. Mas, tudo isso só vai funcionar se o síndico responder, dar uma satisfação, mostrar que recebeu a informação e está atuando para resolver”, explicou Carla.    

Outra situação com a pandemia foi a restrição de acesso nas áreas comuns. O que obrigou o agendamento de horário com limitação de dias e quantidade de pessoas. Com isso, condomínios com muitas unidades precisam de um site ou aplicativo que faça o gerenciamento das marcações. “Aqui são 4 torres, com 22 andares, e 4 apartamentos por andar. É muita gente para administrar. Mas, com o uso do app facilita muito a rotina. Recebemos avisos diários por e-mail sobre tudo que acontece no condomínio, e conseguimos agendar os dias e horários disponíveis para utilizar os itens da área comum, como a piscina e a academia”, contou Ana Maria Regis, moradora do Atmos no Greenville. 

A síndica do condomínio Belavista Patamares, Kelli Rigo, usa ativamente o WhatsApp, Insta­gram e recados no elevador do condomínio. “Através deles eu posso passar informações em tempo real e abrir debates pertinentes antes de tomar qualquer medida. Além disso, eu gosto de passar tudo que está sendo feito no condomínio, então minha rotina de comunicação é constante. E o WhatsApp é o veículo mais atuante e rápido no momento”, contou Kelli. 
 

“HOJE É POSSÍVEL INFORMAR DE MANEIRA INTERATIVA CRIATIVA

E OBJETIVA TANTO AO MORADOR MAIS PREOCUPADO E PRESENTE,

QUANTO ÀQUELE QUE POR MOTIVOS DIVERSOS NÃO SE MANTÉM TÃO PRÓXIMO”

Adriano Sampaio
CEO da Upp Group e Afinco

“Com a atuação de Kelli mostrando no Instagram e no Whats­App tudo que é feito no prédio, a gente passa a compreender o trabalho do síndico, e entender cada detalhe do nosso prédio. Seja a manutenção da fachada, a criação de uma horta, até a troca de uma bomba com defeito. Ela explica o que e como está sendo feito, mostra com foto ou vídeo a situação e compartilha no grupo e na rede social. É bem bacana e está funcionando”, contou o morador do Belavista Patamares, Raphael Ferreira. 
 

Inovação

Criada em 2019 pelo empresário baiano Adriano Sampaio, a Upp Group chegou para inovar no setor condominial e trazer informação de forma prática, rápida e sustentável. “Sempre houve uma busca muito grande em aproximar a gestão dos moradores, trazendo informação e transparência. Nós conseguimos isso e abrimos essa ‘caixa de pandora’ que muitas pessoas imaginam ser a gestão de um condomínio” explica Adriano Sampaio, CEO da Upp Group e Afinco.



A Upp Group e Afinco instala telas nos elevadores dos edifícios, trazendo informações em vídeos curtos e didáticos, que variam entre 15 e 30 segundos. “Com ani­ma­ções divertidas, se torna mais fácil chamar a atenção do condômino que, usa em média o elevador 4x ao dia.  Para conferir o anúncio completo, basta o morador fazer a leitura do QR Code que aparece na tela e ele terá em mãos todos os detalhes necessários. E tudo isso abandonando o gasto de papel e custo com impressão”, conta Adriano. 

Com isso, a informação entre o gestor e o condômino se torna muito mais rápida e dinâmica. Avisos como “novos horários para uso da academia” ou até mesmo imagens de antes e depois de reformas e balanço de gastos ganham maior destaque entre os moradores.

“Hoje é possível informar de maneira interativa criativa e objetiva tanto ao morador mais preocupado e presente, quanto àquele que por motivos diversos não se mantém tão próximo. Pois, acredite, seja qual for o perfil todos querem estar à par de como seu dinheiro é usado” conta Adriano.
 

Assembleia Virtual

Fábio Bicalho, diretor de negócios e contratos do Grupo Exatta, informou que a empresa já estava se estruturando para realizar as assembleias virtuais antes da pandemia.  “Havia, no entanto, certa resistência dos clientes. Todavia, a conjunção da necessidade de isolamento social com a di­nâmica condominial, que não deixou de produzir pau­tas urgentes, principalmente nesse momento, favoreceu a adesão a esse novo formato de deliberação. Reproduzi­mos em plataformas digitais de comunicação por vídeo e texto a  experiência assembleiar, respeitando todo o rito le­gal e convencionado, principalmente no que se refere a preservação do direito de participação, manifestação e voto dos condôminos. Utilizamos procedimentos para ga­rantir a identidade dos participantes e o posterior registro da ata, além de mantermos os registros de vídeos e textos para permitir necessária transcrição futura em ata notarial”, contou Fábio Bicalho.  
 

“UTILIZAMOS PROCEDIMENTOS PARA GARANTIR  A IDENTIDADE DOS

PARTICIPANTES E O POSTERIOR REGISTRO DA ATA”

Fábio Bicalho
Diretor de negócios e contratos do Grupo Exatta

Mariana Alcantara, da empresa Sakamoto Produções, lançou o E-stúdio, no qual promove streaming e ge­ren­ciamento de alta qualidade, em stúdio físico e virtual, conta que para o evento virtual, é possível fazer toda a adequação gráfica com a identidade visual, conectando remotamente os palestrantes, além do gerenciamento da apresentação. “Enviamos para o streaming (nas pla­taformas desejadas) um produto em formato televisivo, profissional, garantindo uma visualização limpa e com maior engajamento. O evento híbrido ou virtual pode ser transmitido para diversas plataformas simultaneamente, como sala do Zoom, Teams, Instagram, Facebook, Youtube, Vimeo entre outros”, ressalta Mariana. 

E a assembleia pode ser formatada para o virtual. “Com o nosso sistema é possível fazer inscrição, votação e in­teração com os participantes da assembleia ou evento. Garantindo a assembleia de qualidade com entrega dos dados e gravações ao final da transmissão”, disse Mariana. 

“COM O NOSSO SISTEMA É POSSÍVEL FAZER INSCRIÇÃO, VOTAÇÃO 
E INTERAÇÃO COM OS PARTICIPANTES DA ASSEMBLEIA OU EVENTO”

Mariana Alcantara
Sakamoto Produções

O feedback dos condôminos tem sido surpreendente po­sitivo para o Grupo Exatta. “Em nossa avaliação pre­liminar, esse formato ampliou o percentual de par­ti­cipantes, a qualidade do debate, o engajamento nos temas em discussão e reduziu os conflitos. Já estamos recebendo de nossos clientes manifestações do tipo: “Quando essa pandemia passar, vamos continuar com esse formato”, finalizou Fábio Bicalho. 

A comunicação é a ferramenta mais poderosa para o ge­renciamento do condomínio, aproveite todos os itens ci­ta­dos para ter uma gestão de excelência e transparência.